しけてぃーです。
事務系公務員として10年以上勤務し、公務員の働き方、処世術を発信しています。
仕事を進めるうえで疑問が生じたときのスピーディーな解決策は、上司や同僚など、知っている人に質問する方法ですよね。
でも、
「何度も聞いて怒られないかな」
「忙しそうだから後にしよう」
などと考えてしまい、質問できなかった経験はないでしょうか。
なかには、実際に
「今忙しいからあとにしてくれ！」
などと怒られた人もいるかもしれません。
その結果、よくわからないまま仕事を進めてしまい、やり直しになったり、もう一度同じ質問をする羽目になったり。
この、多くの人が抱えがちな「質問」に関する悩み、実はAIを活用することでかなり軽減するんです。
具体的には、誰かに質問する前に、「AIで解決できないか」と考えてみること。
この意識を持つことで、質問の無駄撃ちを防ぎ、本当に必要な質問に厳選して聞くことができます。
この記事では、
・「わからない」ときにおすすめのAI、パープレキシティー
・上司に質問する前に、意識しておきたいこと
・質問するベストなタイミングとコツ
を、実体験ベースわかりやすく解説しています。
質問の数を厳選して、気持ちよく聞ける。
そしてスムーズに仕事をこなし、定時で帰る。
この記事が、そんな一助になれば幸いです。
それでは、いってみましょう！
「わからない」を解決してくれるAI、パープレキシティー
パープレキシティー（https://www.perplexity.ai/）は、AIがあなたの知りたいことを代わりにインターネット検索してくれるサービスです。
インターネット上の関連情報をたくさん引っ張り出し、それを一瞬で要約して提示してくれるので、ひとつのサイトに依存しない信頼度の高い情報を、自分で調べるよりも素早く得ることができます。
さらに、ソース（根拠となるサイト）もリンクで示してくれるので、「どこ情報？」と聞かれた時にも自信をもって答えることができます。
今は、各社から多くのAIが出回り、バリエーション豊かに利用することができる時代です。
そのなかでも、検索に特化し、公平・中立な目線で調べ物ができるAIとして、パープレキシティーはおすすめです。
質問する前に、意識しておくこと
質問する前に念頭に置いておきたいのは、
「AIで解決、または補完できないか？」ということです。
「世間一般の共通事項」ならAIで解決
世間的な一般常識なら、まずは人に質問する前にAI（パープレキシティー）を使って調べてみましょう。
完全に自己解決できることもありますし、もし解決できなかったとしても、下調べすることにつながるので、その後人に質問した時の理解度・解像度が深まります。
「職場ルール」的なマイナー知識は、人に質問
「職場だけのマイナールール」なら、直接職場の先輩や同僚に聞きましょう。
言わずもがな、これはパープレキシティーでは調べることができません。
聞かなければ解決しない問題なので、ひとりで悶々とせず、さっさと聞いてサクッと解決しましょう。
この2つに立ち回りを分けることで、相手から「こいつ…しようもないこと質問しすぎ！」と思われることなく、効率的に知識を得ることができます。
質問のコツとタイミング
聞きたいことを、まとめておく
職場の人に質問する場合は、なるべくまとめて聞くことをおすすめします。
なぜなら、小出しに聞くと、そのたびに相手の作業が中断され、集中が途切れてしまうからです。
加えて、自分自身も「今、質問しても大丈夫かな」「嫌われないかな」と、質問のたびに余計なことを考えてしまう。
なので、
・急ぎの案件でないものは聞きたいことをまとめておき、相手が忙しくなさそうなタイミングを見計らって質問する。
・わからないことはスキップし、自分のできる作業を先に終わらせてしまう
そうすれば、効率よく仕事を進めることができます。
先述したAIを使う方法も、かなり知識が補完されたり概要がつかめたりするので、事前に聞きたいことをまとめるのにおすすめです。
知らない言葉は、AIで即解決
会話の中で専門用語が飛び交い、
「What？この人何言ってんの？」
「わざと格好つけて横文字使ってる？」
「本当にみんな理解できてんの？」
こんな場面があることは、多くの人に共感してもらえると思います。
こういうとき、そのまま会話を聞いていても知らない用語で行き詰まり、そこから先の話が全く理解できません。
でも、ご安心を。
そんなときもAIが効果を発揮するんです。
スマホに忍ばせたパープレキシティーで、すぐさま検索しましょう。
先輩職員にわからないことを聞いている時
会議
こんな場面で、とても役立ちますよ。
その他、質問のコツ4選
ボトルネックになることは、なるべく早く解決する
複数の職員で分担している仕事は、自分がわからないことによって手が止まると、チーム全体の作業が止まってしまいます。
そのような、自分がボトルネックとなる案件ほど、最優先でなるべく早く片付けるようにしましょう。
最低限の空気は読む。でも聞く時はしぶとく
質問を切り出すタイミングには、最低限の配慮が必要です。
例えば、
・忙しそうにしていて話しかけられる雰囲気じゃない時
こんな場合は質問を自重した方が良いでしょう。
ただし、一度質問をしたら、自分の疑問が完全にスッキリするまで質問し切ってしまうことをおすすめします。
なぜなら、わからないのにその場の空気を読み、「わかりました」と言って撤退しても、あとで結局聞き返す羽目になるからです。
大概の「わからないこと」は、会話のキャッチボールをしながら理解が深まるものです。
知ったかぶりして早々に引き上げずに、「ここがわからないんです」と何度か食い下がってみましょう。
とはいえ、時には難しくて一旦持ち帰って噛み砕かないと理解できない疑問も出てきます。
そんなときは正直に「いちど自分の頭で整理してみるので、あとでもう一度教えてください」と言いましょう。
時には小出しに聞く
質問したい人の雰囲気を見る中で、
「今、あまり時間なさそうだな」
と感じる時。
でも聞きたいことがあるときは、重要なものだけを端的に聞きましょう。
本来、あまり質問しない方が良いタイミングですが、聞かないと自分の仕事が進まない場合はやむを得ません。
そういう時は、細かい説明が不要そうな質問（イエスorノーで答えが返ってきそうなもの）に限定するのがベストです。
メモを活用する
メモは、記憶の新しいうちにする
メモは、記憶の新しいうちにするのがおすすめです。
とは言っても、私は基本、人力のメモではなくボイスメモを推奨しています。
なぜなら、人力の（手書きの）メモは、その間話を聞くことが疎かになってしまうからですね。
（このあたりの話は、こちらの記事で解説しています。）
なので、人力のメモは必要最低限に。
- 話を聞いたあと、抑えるべきポイントが頭に残っているとき
- ボイスメモを聞き直したとき
こんなタイミングがおすすめです。
特に、ボイスメモを聞き返したあとでメモを取る行為は、いったん行ってしまえばその後はテキストで振り返れるようになるので便利です。
また、アウトプットにもつながるので、より内容を体系立てて理解できます。
メモを読み返す
メモを読み返しておくことは、非常に効果的です。
コツは、忘れかけた頃に読み返すこと。
エビングハウスの忘却曲線が有名ですが、人の記憶は、放っておくとすぐに忘れさられるもの。
忘れかけたタイミングで復習することで、記憶が定着しやすくなるそうです。
メモは、書きっぱなしで読み返さないと、ただの自己満足で終わってしまいます。
1日後、1週間後、など、意識的に読み返して、記憶の定着を図りましょう。
まとめ：質問はAIで補完しよう！
ここまで、
・調べ物に特化したAI、パープレキシティーを使った質問準備
・新人公務員が上司や同僚に質問する時のコツとタイミング
について解説しました。
新人のみならず、公務員が仕事を行ううえで「わからない」はつきものです。
私自身、公務員として働いて10年以上経ちますが、ほぼ毎日のように誰かに聞きたくなるシチュエーションが訪れます。
そんなとき、手当たり次第聞きたくなる気持ちをぐっと押さえて、まずはAIを使って解決できないかを検討しています。
すると案外、AIで解決できる事象は多いもの。
解決できなかったとしても、周辺知識が身について、そのあと質問した際に話の流れについていきやすい副次的効果もあります。
AIだけで解決できる内容は、誰かに聞かずスマートに解決した方が周囲から一目置かれます。
さらに、本当に質問したい内容を厳選することができるので、質問するときに変な空気になることも少なくなります。
上司に聞くのが怖くなったら、まずはAIに聞いてみましょう。
仕事を進めるのが楽になりますよ。
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